भुमिका
सार्वजनिक खरिद सम्बन्धमा अध्ययन अनुसन्धान र प्रशिक्षण कार्यमा संलग्न भैरहने भएकाले विभिन्न सार्वजनिक निकाय र कर्मचारी साथीहरुवाट विभिन्न जिज्ञासाहरु आउनुलाई स्वभाविक नै मान्ने गरेको छु । ति विभिन्न जिज्ञासाका उत्तरहरु दिनुपर्ने बाध्यताहरु भइरहँदा कतिपय बेलामा कानुनी प्रावधानहरुसँगको निकटता पनि खोजिनु स्वभाविक नै हुन जान्छ यसको निराकरण सार्वजनिक खरिद कानूनले गरेका प्रावधानहरु मुल हुँदा हुँदैपनि कतिपय अवस्थामा ति प्रावधानहरु अधुरा हुने हुँदा अन्य सन्दर्भहरु जस्तो विभिन्नसमयमा कार्यालयका तर्फवाट प्रदान गरीएका राय परामर्शहरु, अन्य निर्देशिका र कार्यविधिहरु तथा अद्यावधिक गरिएका नमुना बोलपत्र वा प्रस्ताव सम्वन्धी कागजातहरुमा उल्लेखित प्रावधानहरुका सकारात्मक व्याख्या गरी जिज्ञासा मेटाउने गरीएकोमा पछिल्लो समयमा कार्यलयले निरन्तर सोधिने प्रश्नहरु (एफएक्यू) सरल र संक्षिप्तरुपमा प्रकाशनमा ल्याएको छ सोही आधारमा बिषयगतरुपमा पाठकसामु प्रस्तुत गर्ने जमर्को गरीएको छ ।

Advertisement 1

खरिद सम्झौता र मुल्य
सार्वजनिक निकाय र आपूर्तिकर्ता वा निर्माण व्यवसायी वा परामर्शदाता वा सेवाप्रदायक बीच भएको खरिद सम्बन्धी सम्झौता सम्झनु पर्छ । यसैगरी सम्झौता मूल्य (कन्ट्रयाक्ट प्राईस)” भन्नाले खरिद सम्झौतामा उल्लिखित खरिद मूल्य सम्झनु पर्छ र सो शब्दले त्यस्तो सम्झौता अन्तर्गत भेरिएशन आदेश जारी गरिएकोमा त्यस्तो आदेश बमोजिम भएकोकाम नाप जाँच गर्दा कायम भएको मूल्य र मूल्य समायोजन भएकोमा त्यस्तो समायोजनबाट कायम भएको खरिद मूल्य समेतलाई जनाउँछ ।

सम्झौता व्यवस्थापन
कुनै पनि सम्झौता कार्यान्वयन गर्ने निकायले प्राप्त गरिसकेपछि उक्त सम्झौतामा उल्लेखित परिणाम प्राप्त गर्नका लागी गरीने सबैखाले प्रयासहरुलाई सम्झौता व्यवस्थापन भनिन्छ । यो दुई पक्षविच समान उत्तरदायित्व र जिम्मेवारीका आधारमा गरीएको सहमतिको दस्तावेज भएकाले कार्यन्वयन समेत समान हैसियतमा गरिनुपर्दछ यहाँ केही दिने र कोही लिने बन्नु हुँदैन यो नै सहमति पालनाको मुल आदर्श हो । खरिद सम्झौता व्यवस्थापनमा पेश्की भुक्तानी दिने देखि अन्तिम भुक्तानी सम्म र भेरीयशन आदेश, मुल्य समायोजन, सम्झौता अवधि थप गर्ने देखि सम्झौताको अन्त्य र सोको उपचारसम्मका विषयहरु मुख्यरुपमा पर्दछन् । सम्झौता व्यवस्थापनका उल्लेखित प्रमुख विषयहरुसँग सम्वन्धित प्रश्नहरु र तिनका सहि उत्तर जस्ताको तेस्तै प्रस्तुत गरीएको छ ः–

Advertisement 2

लागत अनुमानमा रहेको तर सूचना निकाल्दा भुलबस त्यो आइटम छुट हुन गएको छुटको परिमाण नभई नहुने अवस्थामा के गर्ने ?
बोलपत्रखोलेको छैन भने Addendum जारी गर्ने सकिने । सम्झौता भई सकेको हो भने, नयाँ आइटम मानेर ऐनको दफा ५४ तथा नियमावलीको नियम ११८ बमोजिम भेरियसन गर्न सकिन्छ ।

नयाँ आइटम थप गर्दा वा BOQ मा भएकै आइटमहरुको परिमाण भेरियसन गर्दा Rate Negotiation गर्नुपर्ने आधारहरु के के हुन ?
नयाँ आइटम थप गर्दा हालको अवस्थामा उक्त आइटमको लागत अनुमानको आधारमा रेट नेगोसियसन गर्न सकिन्छ ।तर, खरिद कानुनमा स्पष्ट व्यवस्था छैन। BOQ मा भएकै आइटमहरुको हकमा निर्धारित परिमाण भन्दा २५% बढी परिमाण भइ उक्त परिमाणले कुल ठेक्का अंकमा दुइ प्रतिशत भन्दा बढी प्रभाव पार्ने भएमा उक्त बढी हुने आइटमको रेट नेगोसियसन गरी निर्धारण गर्नुपर्नेछ ।

पूर्वनिर्धारित क्षतिपूर्तिमा काम गरीरहेको अवस्थामा भेरियसन गर्नु पर्ने भयो भने पूर्वनिर्धारित क्षतिपूर्ति लगाउने कि नलगाउने?
सार्वजनिक खरिद नियमवलीको नियम १२१ बमोजिम पूर्बनिर्धारित क्षतिपूर्ति नै लगाई सकेको ठेक्का मा सकेसम्म भेरियसन नगर्नु उचित हुन्छ तर भेरियसन थप भई समयावधि थप नहुने अवस्थामा पनि पूर्बनिर्धारित क्षतिपूर्ति कायम नै गर्नु पर्छ।

भेरियसन गर्दा निर्माण व्यवसायीले सार्वजनिक निकाय/प्रोजेक्ट म्यानेजरले प्रस्ताव गरेको दरमा असहमत भएमा के गर्न सकिन्छ ?
भेरियसन गर्दा नया दर कायम गर्नु पर्ने अवस्थामा, नया दरको बारेमा यदि दुई पक्ष बीच सहमत नभएमा, खरिद सम्झौताको सर्त GCC Clause :Variations बमोजिम प्रोजेक्ट म्यानेजर वा सार्वजनिक निकायको तर्फबाट अन्तिम दर कायम गर्ने अधिकार छ ।

स्थानीय तहको कार्यपालिकालाई निर्माण ठेक्काको म्याद थपको निर्णय गरी थप गर्ने अधिकार हुन्छ कि हुदैन ?
नियमावलीको नियम १२० को उपनियम (२) बमोजिम म्याद थपको अधिकार बोलपत्र स्वीकृत गर्ने अधिकारीमा रहन्छ। तर, स्थानिय तहमा सो पदको कर्मचारी नभएको अवस्थामा, स्थानीय तहको कार्यपालिकाले बोलपत्र स्वीकृत वा म्याद थप गर्ने अधिकार कसलाइ दिने भन्ने विषय ऐनको दफा ७४ को उपदफा (३) बमोजिम ऐन तथा खरिद सम्बन्धी मान्य सिद्धान्तको प्रतिकूल नहुने गरी नियमहरू बनाई गर्न सक्नेछ ।

कार्यसम्पन्न गर्नुपर्ने मिति भन्दा अगाडि नै कार्य स्विकार भएकोमा DLP कुन मिति बाट लागू हुन्छ ?
त्रुटि सच्चाउने अवधि वास्तविक कार्य स्वीकार (Taking Over) भएको मितिबाट लागू हुन्छ।

हरेक बिलमा मूल्य समायोजन रकम दिन मिल्ने कि नमिल्ने?
मिल्छ । नियमावलीको नियम ११९ र GCC Clause : Price Adjustment बमोजिम दिनुपर्छ ।

कस्तो अवस्थामा मूल्य समायोजन गर्न सकिन्छ ?
१२ महिना भन्दा वढीको समयावधिको खरिद सम्झौता कार्यान्वयन गर्ने क्रममा मूल्य समायोजन गर्न आवश्यक देखिएमा मूल्य समायोजन सम्बन्धी व्यवस्था बोलपत्र÷ सम्झौता कागजातमा राख्न सकिन्छ र त्यस बेला खरिद सम्झौतामा उल्लेख भए बमोजिमको INDEX प्रयोग गरेर मूल्य समायोजन गर्ने । उक्त मूल्य समायोजन लागू नभएको अथवा १२ महिना भन्दा कम समयावधिको ठेक्कामा निर्माण सामग्रीको अप्रत्याशित बजार भाउ तल वा माथि भएको अवस्थामा, निर्माण सामग्रीको आधार मूल्य र हालको अप्रत्यासित मूल्य तुलना गरेर, मूल्य समायोजन सम्झौताको GCC Price Adjustment र ऐन को दफा ५५ को उपदफा (१) तथा नियमावलीको नियम ११९ बमोजिम गर्नुपर्छ ।

मूल्य समायोजनमा कति रकम भुक्तानी गर्न मिल्छ ?
नियमावलीको नियम ११९ को उपनियम (३) र सम्झौताको GCC Clause: Price Adjustment अनुसार सुरुको सम्झौता रकम (without VAT but including PS) को २५ % नबढ्ने गरी भुक्तानी गर्न मिल्छ। खरिद सम्झौतामा सो भन्दा कम भएकोमा सोही बमोजिम गर्नुपर्छ।

खरिद सम्झौता तोडेपछि सरकारी बाकी सरह असुल उपर गर्ने प्रक्रिया के हो ?
सम्बन्धित सार्वजनिक निकायले असुलउपर गर्नु पर्ने रकम यकिन गरी कुमारी चोक तथा केन्द्रीय तहसिल कार्यालय, काठमाडौँमा लेखि पठाउनु पर्छ ।

खरिद सम्झौता अवधि भित्र निर्माण सम्पन्न भएको र सार्वजनिक निकायबाट समेत नापजाँच भई कार्यस्वीकार भएको तर सोको भुक्तानी नहुँदै सम्झौता अवधि समाप्त हुन गएको अवस्थामा के गर्ने ?
खरिद सम्झौताको प्रावधानबमोजिम भुक्तानी गर्न सकिने । भुक्तानी प्रयोजनका लागि मात्र सम्झौता अवधि थप गर्न नपर्ने ।

निर्माणको ठेक्का लगाएको निर्माण स्थलको व्यवस्था छैन, भविष्यमा हुने अवस्था पनि देखिएन, यस्तो अवस्थामा के गर्ने ?
यदि निर्माणस्थलको व्यवस्था निकट भविष्यसम्म पनि सम्भव छैन भने, नियमावलीको नियम १२७ बमोजिम सुविस्ताको आधारमा सम्झौता अन्त्य गर्नपर्छ । तर, नियमावलीको नियम ६ को उपनियम (३) बमोजिम बोलपत्र आह्वानको पूर्व तयारी नगर्ने अधिकारी जवाहदेही हुनुपर्नेछ ।

Defect Liability Period (DLP) अवधि अगावै योजना सम्पन्नको अनुभवको प्रमाणपत्र दिन मिल्छ कि मिल्दैन?
सम्पन्नताको प्रमाणपत्र प्रदान गर्न मिल्दैन। नियमावलीको नियम ११७ बमोजिम कार्य स्वीकार भईTaking Over Certificate प्रदान गरिसकेको अवस्थामा सारभूत रूपमा सम्पन्न कार्य अनुभवको प्रमाणपत्र प्रदान गर्न सकिन्छ। कार्य सम्पन्नताको प्रमाणीकरण निर्माण कार्यको त्रुटि सच्याउने दायित्व अवधि (Defects Liability Period – DLP) समाप्त भएपश्चात नियमावलीको नियम १२५ बमोजिम कार्य सम्पन्न प्रतिवेदन तयार गरी प्रदान गर्न सकिन्छ।

निर्माण व्यवसायी वा आपूर्तिकर्ता वा सेवाप्रदायकको गल्तीको कारण ठेक्का सम्झौता रद्द भएपछिको कार्य अगाडि बढाउने प्रक्रिया के हो ?
सर्वप्रथम, सार्वजनिक निकायले निर्माण व्यवसायी वा आपूर्तिकर्ता वा सेवाप्रदायकबाट बैँक जमानत बापतको रकम दाबी गर्नु पर्दछ र सम्बन्धित बोलपत्रदाता, प्रस्तावदाता, परामर्शदाता, सेवाप्रदायक, आपूर्तिकर्ता, निर्माण व्यवसायी वा अन्य व्यक्ति, फर्म, संस्था वा कम्पनीलाई कालो सूचीमा राख्ने सिफारिस गर्नुपर्छ । उक्त रकम प्राप्त भएपछि ऐनको दफा ५९ को उपदफा ८ बमोजिम उक्त कार्य सम्पन्न गर्न लाग्ने खर्च सरकारी बाँकी सरह असुलउपर गर्ने प्रकृया गर्नुपर्छ ।

कुनै योजनाको सम्झौता भइसकेर व्यवसायीले असहज परिस्थिति उल्लेख गरी काम नगरेको र हाल धरौटी फिर्ता माग गरेको अवस्थामा के गर्ने ?
मुख्य कुरा असहज वा काबु बाहिरको परिस्थितिले गर्दा कार्यालयले समयमा निर्णय दिन नसेकर वा के कारणले हो वास्तविक कारण पत्ता लगाउने, यदि व्यवसायीकै लापरबाहिका कारणले हो भने कार्बाहिको प्रक्रियामा जाने, कार्यालयको कारणले हो भने म्याद थप्ने यदि म्याद थप पनि हुने अवस्था छैन भने नियम १२७ अनुसार सुविस्ताका आधारमा ठेक्का अन्त्य गर्ने।

निर्माण व्यवसायीले कार्यस्वीकार भैसकेको निर्माण कार्यको हकमा रिटेन्सन मनी बापतको रकम बैंक जमानत पेश गरी माग गरेकोमा भुक्तानी दिन मिल्छ ?
मिल्छ । कार्य स्वीकार नभएता पनि नियमावलीको नियम १२४ को उपनियम (२क१) बमोजिम कम्तीमा असी प्रतिशत काम सम्पन्न गरी निर्माण व्यवसायीले रिटेन्सन मनी बापत बैङ्क जमानत पेस गरी रिटेन्सन मनी फिर्ताको माग गरेमा रिटेन्सन मनी फिर्ता दिन सकिनेछ।

निर्माण व्यावसायीको पेस्की बैंक जमानतको म्याद सकिनु अगाडि नै म्याद थप गरेर पेश नगरेको अवस्थामा के गर्न सकिन्छ ?
म्याद थप गर्ने दायित्व सम्बन्धित निर्माण व्यावसायिकै भएकाले कार्यालयले सम्बन्धित निर्माण व्यावसायीले निर्धारित समयभित्रै म्याद थप पेश नगरेमा, बैंक जमानतको म्याद सकिनु अगावै कार्यालयले सम्बन्धित बैंकलाई पेस्की फर्छर्यौट गर्न बाँकी रकम कार्यलयको खातामा जम्मा गर्न पत्राचार गर्नुपर्नेछ ।

बैंक जमानतको आधारमा रिटेन्सन मनी (Retention Money)  फिर्ता दिइसकेपछी निर्माण व्यावसायिले आन्तरिक राजश्व कार्यालयमा कर विवरण पेश गरेको प्रमाण पेश गर्नु पर्छ कि पर्दैन ?
नियमावलीको नियम १२४ को उपनियम (२क१) बमोजिम त्यस जमानतको म्याद बाकि हुदै कर विवरण माग्ने । सो म्यादभित्र कर विवरण पेश गर्नुपर्छ नगरेमा कार्यालयले जफत गरेर धरौटी खातामै राख्नुपर्छ ।

रिटेन्सन मनी (Retention Money)  फिर्ता गर्ने बैंक जमानतको म्याद कति हुनुपर्छ ?
त्रुटी सच्याउने अवधि भन्दा कम्तिमा एक महिना बढि हुनुपर्छ ।

पूर्वनिर्धारित क्षतिपूर्ति लगाएर काम सुचारु गर्दा बिमा र अन्य बैंक जमानतहरुको म्याद थप आवश्यक हुन्छ / हुदैन?
नियमावलीको नियम १२१ बमोजिम पूर्वनिर्धारित क्षतिपूर्ति लागाउँदा वीमाको म्याद थप आवश्यक हुन्छ र सँगसंगै अन्य बैँक जमानतहरुको म्यादपनि थपेको हुनु पर्दछ ।

कुनै निर्माण कार्यको बिल बनाउँदा परिमाण हिसाबमा सुत्र गलत भइ भुलबस धेरै परिमाणको भुक्तानी भयो भने के गर्ने?
नियमावलीको नियम १२३ को उपनियम (६) को खण्ड (क) बमोजिम यस्तो अवस्थामा अर्को विल भुक्तानीमा समायोजन र अद्यावधिक गर्ने तर अन्तिम बिलमा नै यस्तो गल्ति भएमा बढि भएको रकम निर्माण व्यवसायीबाट दाखिला गर्न लगाउनु पर्दछ ।

विगत वर्षको भुक्तानी बाँकी भएको हाल आएर भुक्तानी गर्न मिल्छ?
मिल्छ, सर्वप्रथम भुक्तानी के कारणले भएन एकिन गर्ने, यदि बजेट अभाव भएर भुक्तानी हुन नसकेको भए म.ले.प. फारम २२१ भरी कच्चाबारी प्रमाणित हुनु पर्दछ । अर्को आर्थिक वर्षमा समेत सोही कामका लागि बजेट विनियोजित हुनुपर्छ ।

(नोट: यहाँ उल्लेख गरीएका प्रश्न र उत्तरहरु सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यलयबाट सार्वजनिक गरीएको FAQ का अधारमा तयार गरीएकाले यसको आधिकारीकताका लागी सोही कार्यालय जिम्मेवार रहनेछः लेखक)